Ecco come funziona il nostro supporto

Briefing

Briefing – Raccolta iniziale delle informazioni necessarie a proporre una soluzione adatta alle tue esigenze.

Le prime domande che normalmente poniamo sono: quali obiettivi vorresti raggiungere con il tuo evento di incentivazione?
Cosa vorresti che succedesse a partire dal giorno dopo l’evento?
Prima che inizi il tuo cammino è infatti necessario sapere dove vuoi arrivare. In questo modo potremo aiutarti a consolidare la strada che ti permetterà di raggiungere la meta con meno dispendio di energie e nel più breve tempo possibile. Questa è la fase più importante del processo organizzativo, il momento in cui ci si deve fermare per riflettere così da focalizzare gli scopi e i risultati attesi. Il tempo speso in questo senso servirà a non farti correre il rischio di realizzare un incentive senza capo né coda o privo di un progetto stabilito a monte. Da qui in avanti ogni attività che verrà messa in programma, persino le pause, saranno funzionali al raggiungimento dei tuoi obiettivi. Successivamente, individuato l’intervallo di spesa all’interno del quale vuoi mantenerti, cerchiamo di conoscere quali sono i tuoi fattori chiave di successo per capire quali sono le preferenze della tua azienda in termini di forma e contenuti così da personalizzare le nostre proposte in base alle tue necessità.

Progettazione Evento

Progettazione Evento – Individuazione di location, attività di Team Building ed intrattenimenti mirati a costruire un incentive che sia all’altezza delle tue aspettative, di quelle della tua azienda e dei tuoi futuri ospiti.

Ti proponiamo un evento moderno, tagliato su misura, originale e mai ordinario, sempre curato nei minimi particolari, ma soprattutto privo di brutte sorprese. Una buona scelta di location, attività di Team Building ed intrattenimenti mirati a costruire un incentive che sia all’altezza delle tue aspettative, di quelle della tua azienda e dei tuoi futuri ospiti. Il tutto per coniugare ad un efficace impatto visivo, un programma in cui verranno bilanciate in modo adeguato sessioni di lavoro e di svago, garantendo una buona coesione tra tutti gli elementi dell’evento. Tutto ciò per creare validi spunti e per generare metafore aziendali positive, lasciando in ogni caso ai tuoi ospiti il giusto spazio per riflettere e interiorizzare i concetti affrontati. Una volta definite tutte le variabili, disporrai di una proposta di spesa dettagliata che potrà essere rivista ed aggiornata seguendo i tuoi suggerimenti. E’ la fase in cui possiamo occuparci di tutti i dettagli (laddove necessari a finalizzare il tuo evento) come:
> Contatto e contrattualizzazione di spazi e attrezzature congressuali
> Organizzazione logistica degli spazi di ristoro con eventuale pre-assegnazione dei posti
> Proposta e contrattualizzazione di eventuali servizi di catering e/o Hotel accomodation
> Progettazione grafica e realizzazione inviti cartacei personalizzati da far pervenire agli ospiti
> Microsito che raccoglie tutte le informazioni relative a ciò che è necessario sapere prima, durante o dopo evento (agenda, registrazione partecipanti, contenuti, partecipanti, relatori, dispense, dettagli, location, ecc.)
> Affiancamento di eventuali risorse aggiuntive come hostess e/o stewart, nonché eventuali guide professionali (laddove previste)
> Acquisto di eventuali regalie e/o trofei / targhe ricordo
> Prenotazione trasporti e consegna documenti di viaggio
> Assicurazioni viaggio specifiche per eventi incentive
> Progettazione e realizzazione eventuali allestimenti e scenografie
> Noleggio di eventuali attrezzature audio, video & luci
> Eventuali riprese video/foto e montaggio professionali con tecniche instant movie o emotional show

Eventuali estensioni formative, con de briefing delle dinamiche osservate finalizzate al raggiungimento obiettivi aziendali, svolte da esperti nello sviluppo delle risorse umane

Inviti e Adesioni

Comunicazione inviti e raccolta adesioni – Progettazione, invio e raccolta adesioni tramite procedure internet che consentono aggiornamenti costanti della situazione.

Terminata la fase progettuale arriva il momento di mandare gli inviti. “Mi sono ricordato di avvisare proprio tutti? Quali sono le persone che hanno dato conferma?” Sono domande a cui sarà facile rispondere grazie al nostro sistema informatico che penserà a tutto, dalla comunicazione degli inviti alla raccolta delle adesioni. Ti aiuteremo a tenere ogni cosa sotto controllo e, all’avvicinarsi della data dell’evento, ricorderemo ai tuoi ospiti dell’impegno preso, attraverso degli utili reminder. Così sarai certo che tutto fili liscio, che le sale del tuo incentive si riempiano e che il catering si sia attrezzato per il numero giusto di persone, evitando carenze e/o dispendiosi sprechi.

Esecuzione e Finalizzazione Evento

Esecuzione – Supporto discreto ma costante per lo svolgimento delle attività programmate nelle fasi del prima, durante e dopo evento.

E’ il grande giorno, gli ospiti arrivano e le cose da fare si moltiplicano. Ma niente panico! Grazie al nostro supporto sarà tutto più facile. Ci occuperemo infatti di:
> Accoglienza e presentazione istruzioni di svolgimento attività
> Fornitura materiali, dotazioni e attrezzature specifiche delle attività prescelte
> Assistenza e animazione specialistiche durante lo svolgimento delle attività
> Interventi di coaching in pillole
> Premiazione e de briefing finali in chiave motivazionale
> Consegna trofei / regali /attestati di partecipazione (laddove previsti)
> Raccolta di eventuali feed back delle attività svolte.
Ovviamente in questa fase è previsto l’ingaggio e la presenza di personale qualificato (generalmente 1 addetto ogni 30/40 partecipanti) che ci aiuterà, in modo discreto e professionale, a far sì che il programma venga rispettato e che tutto proceda nel migliore dei modi, anche (oserei dire soprattutto), gestendo eventuali imprevisti.

Finalizzazione evento – Dopo i meeting, i team building e gli intrattenimenti, il tempo è trascorso, le sale si sono svuotate e gli ospiti sono tornati a casa. Credi a questo punto che il lavoro sia terminato? Niente affatto!

A evento concluso ti devi infatti chiedere se sei riuscito davvero a raggiungere gli obiettivi che ti eri prefissato e se quello che hai fatto è stato sufficiente. Per darti una risposta concreta, che si basi non solo su supposizioni, ma su dati certi, ci occuperemo di raccogliere le opinioni e i giudizi espressi dai partecipanti. Attraverso un sistema automatico forniremo dei questionari di soddisfazione che saranno in grado di farti capire qual è stata l’effettiva percezione dell’evento. Ti aiuteremo ad analizzare ed interpretare i risultati così che tu possa renderti conto di cosa ha funzionato meglio e, se si sono presentate, quali sono state le criticità.

Ovviamente, anche queste attività possono essere personalizzate in base alle tue specifiche esigenze!